近年では、業務効率化や生産性向上を目的とし、社内向けチャットボットを導入する企業が増えています。社内向けチャットボットは、従業員の問い合わせ対応を自動化し、人事・総務・IT部門の負担を軽減するほか、ナレッジ共有や業務の属人化防止にも役立つため、利用することでビジネスの多くの場面で恩恵を受けることができます。
本記事では、社内向けチャットボットの概要やメリット、活用シーン、選び方のポイントを詳しく解説します。自社に最適なチャットボットを導入し、業務の効率化を図るための参考にしてみてください！
社内向けチャットボットとは、従業員の問い合わせ対応や業務の自動化を目的としたチャットボットのことをいいます。従来、人事や総務、IT部門などの担当者が対応していた社内の質問に自動で応答し、業務の効率化を図ることができます。また、FAQやマニュアルのデータを蓄積し、必要な情報を即座に提供することで、ナレッジ共有の促進にも貢献します。さらに、高度なチャットボットの場合はビジネスチャットや社内で導入しているその他のツールと連携することで、よりスムーズな連携も可能です。
社内向けチャットボットは、大きく分けて、
①問い合わせ対応
②ナレッジ共有
③情報格差の解消
の3つの役割を担います。問い合わせ対応では、従業員のよくある質問に自動で応答し、これまで人が対応していた負担を減らします。
ナレッジ共有においては、FAQや社内マニュアルを一元管理し、必要な情報を素早く検索・提供できる環境を構築します。情報格差の解消は、これまで属人的に対応していた問い合わせをチャットボットで対応することによって、社内での担当者との親密度合いや勤務地の違いなどに起因する格差を解消することができます。
チャットボットの機能は製品によって異なりますが、社内向けチャットボットは導入することで一つのツールで何役もの役割を果たしてくれると言えるでしょう。
社内向けチャットボットを導入する具体的なメリットは下記のようなケースが挙げられます。
問い合わせ対応の負担軽減
社員からの問い合わせ対応を自動化し、人事・総務・IT部門の負担を大幅に削減します。
ナレッジ共有と業務の属人化防止
FAQや業務マニュアルを統一し、誰でも簡単に情報へアクセスできる環境を整えます。
新入社員のオンボーディング支援
社内ルールや業務フローを自動で案内し、新入社員がスムーズに適応できるようサポートします。
システム連携による業務自動化
Slack、Microsoft Teams、社内ポータルと連携し、社内業務をより効率的に運用できます。
社内向けチャットボットは、さまざまな業務シーンで活用できます。例えば、社内ヘルプデスクとして、ITサポートやシステムトラブルに関する問い合わせに即座に対応することができます。社内ヘルプデスクは人手不足や既存従業員の業務を圧迫することが多い業務ですが、社内向けチャットボットを導入することで特に効果を発揮しやすい分野です。
また、社内向けチャットボットを導入することで、規程・マニュアルの検索や業務フローの確認が簡単になります。これまでは各自のローカルフォルダやクラウド内にあるフォルダから情報を探す必要があった作業も、チャットボットに質問を投げかけるだけで回答をもらうことができます
・社内向けチャットボットは社内の問い合わせ対応や業務を自動化し、業務効率化やナレッジ共有を促進
・社内向けチャットボットは社内ヘルプデスク運営や業務フローの確認をスムーズにする
社内向けチャットボットを選ぶ際には、自社の課題や目的に合った機能を備えているか、導入や運用のしやすさ、既存の社内ツールとの連携、セキュリティの安全性などを総合的に検討することが重要です。単にコストだけで選ぶのではなく、業務効率化や問い合わせ削減といった目的に最適なツールを選びましょう。本章では、社内向けチャットボットを比較する際の主要なポイントを詳しく解説します。
社内向けチャットボットには、さまざまな種類が存在します。主に「シナリオ型」「AI型」「生成AI搭載型」などに分類され、それぞれの特徴を理解した上で選定することが重要です。シナリオ型は、頻出の質問事項に対する回答を事前に用意しておいて、問い合わせたユーザーに条件分岐式で選択をさせ、決まった回答を返す仕組みとなっています。
一方、AI型は従来のAI型と、近年多く搭載されている生成AI搭載型の2種類に分けられます。従来のAI型は読み込ませたデータに基づいて回答を引っ張ってくる仕組みですが、生成AI型は新しい質問に対しても学習したデータを基にして回答を生成することもできます。AI型にも言えますが、生成AI型はより一層データの管理や登録する学習ファイルやFAQを常にメンテナンスしておくことが大切です。
社内向けチャットボットを導入する際には、設定や管理の手間がどの程度かかるかを確認することも重要です。特に、ノーコードで簡単に設定・運用できるツールは、ITに詳しくない担当者でも扱いやすく、導入のハードルを大きく下げられます。また、管理画面の使いやすさや、FAQの更新が容易にできるかどうかもポイントとなります。
運用負担を最小限に抑えることで、継続的な活用が可能となります。
社内向けチャットボットを選ぶ際には、社内で利用している既存ツールとの連携性も重要なポイントです。例えば、SlackやMicrosoft Teams、Google Workspaceなどのコミュニケーションツールと連携することで、社員が普段使っているプラットフォーム上でスムーズに利用できます。こうすることで、実際に利用する従業員が心理的な負担を少なく利用開始することができます。自社の業務フローに適した連携機能を備えているかを事前に確認しましょう。
社内向けチャットボットは、機密情報や社内データを取り扱うため、セキュリティ対策が万全であるかを確認することが不可欠です。特に、法人利用に適したセキュリティ基準を満たしているかをチェックし、不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑える仕組みが整っているかを確認しましょう。また、社内のセキュリティポリシーに準拠した運用が可能かどうかも重要なポイントです。安全性の高いチャットボットを導入することで、安心して運用することができます。
・社内向けチャットボットは、自社の課題や目的に合わせて、機能や運用のしやすさ、ツール連携、セキュリティを総合的に比較して検討する
社内向けチャットボットを比較検討する段階にあたっては、どのツールを選ぶべきか迷うことも多いでしょう。本章では、おすすめのチャットボット5選を紹介し、それぞれの特徴や価格、導入メリットについて詳しく解説します！各ツールの強みを比較しながら、自社に最適なチャットボットを見つける参考にしてください。
helpmeee! KEIKOは、生成AIを搭載した社内向けチャットボットです。一般的に社内向けチャットボットに搭載されている機能はほとんど網羅しており、特に有人対応と外部ツール連携に強みを持っています。
多くの社内向けチャットボットでは有人対応機能が付いていないものも多く、チャットボットを導入しても従業員が自己解決できないケースもあります。一方、helpmeee! KEIKOは有人対応により担当者に直接エスカレーションすることが可能なため、早く解決できますます。
また、ビジネスチャットや外部ツールなどとの連携も充実しているためスムーズに社内に導入することが可能です。
CorporateOnは、管理部門と事業部門のギャップを埋め、複雑な業務をAIで解決する未来型ソリューションです。コーポレートナレッジグラフと呼ばれる独自のデータベースやASK機能などが搭載されています。経費精算のような日常的な業務から、臨時的なトラブル対応までASKボタンひとつで解決に導いてもらうことができます。また、AIカウンセルと呼ばれるチャットボットが一次対応をしてくれるため、質問対応の工数を減らすことができます。
amieは、シナリオ作成などが不要で、AIを搭載しているチャットボットです。ビジネスツール連携や、AIが学習したページの内容を分析しピッタリのタグを自動生成する便利機能などが搭載されています。直感的な操作性と高い応答精度が特徴で、FAQの自動化や社内ナレッジの共有に役立てることが可能です。IT部門や人事・総務部門の負担を軽減し、社内の業務効率向上をサポートします。
AIさくらさんは、企業に蓄積されたデータを活用し、問い合わせに迅速かつ的確に自動応答するAIチャットボットです。FAQの自動生成機能を搭載し、PDFや画像をアップロードするだけで、最新情報をもとに適切な回答を提供。コールセンターや社内の問い合わせ対応を効率化し、業務負担を軽減します。AIさくらさんというキャラクターも親しみやすいです。
電話の自動応答サービス「AIコンシェルジュ」から得られたデータを分析し開発されたAIエンジンを搭載。カスタマイズ性に優れているため、AIだけでなくシナリオ型のチャットボットとしての運用も可能。チャット以外にも連携や拡張に優れているのが特徴です。チャットボットの構築から運用まで運営会社がしっかりと伴走してくれるため導入も安心できるでしょう。
チャットボットを効果的に活用するためには、事前準備が重要です。まず、よくある問い合わせを整理し、FAQを作成しましょう。また、それと同時に社内で既に運用しているナレッジツールやファイルなども整理しましょう。ツールを利用している場合は導入予定のチャットボットと連携できるかどうかの確認も行うと良いでしょう。
次に、運用フローを設計し、問い合わせの振り分けや対応範囲を明確にすることが必要です。せっかく優れた社内チャットボットを導入しても運用フローの設計が甘いとチャットボットの効果を十分に感じられなくなる可能性があります。
また、社内周知を徹底し、従業員にチャットボットの活用方法を理解してもらうことで、スムーズな導入につながります。
導入後は、定期的にFAQを更新し、精度を向上させることが大切です。社内の規定や読み込ませているファイルなどに変更があった場合にも迅速にメンテナンスを行いましょう。利用データの分析機能が付いているチャットボットの場合は、データを活用して運用の改良につなげる工夫を行うこともおすすめです。
社内向けチャットボットは、問い合わせ対応の負担軽減やナレッジ共有の促進など、企業の業務効率化に大きく貢献します。導入にあたっては、自社の課題に合った機能を持つツールを選び、スムーズな運用フローを構築することが重要です。
また、定期的なメンテナンスや改善を行うことで、より効果的な活用が可能となります。本記事を参考に、最適なチャットボットを導入し、社内の業務改善を実現しましょう。
質問しにくい、がなくなる。チャットボットhelpmeee! KEIKOで物理的距離も社歴の差も乗り越えられる。
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